• /PublishingImages/kratek-email.jpg

    5 nasvetov za obvladovanje e-pošte

    24. september 2013 - Alja Isaković

    Ah, e-pošta. Tako uporabno orodje, pa vendar nas pogosto spravlja ob živce. Vse preveč je sporočil, ki nas pravzaprav ne zanimajo, po drugi strani pa se nam prepogosto zgodi, da pomembna sporočila ostanejo zakopana v skritih kotičkih našega nabiralnika. Kaj lahko torej naredimo, da e-pošta, to nujno zlo, postane orodje za produktivnosti in ne njen sovražnik?

    1) Nastavi samodejno preverjanje e-pošte na daljše intervale

    Če ne opravljaš poklica, pri katerem je res, res nujno potrebno, da na vsako sporočilo odgovoriš v roku 5 minut, mojstri produktivnosti priporočanje ukvarjanje z e-pošto le nekajkrat na dan. Nekateri se držijo tega, da e-pošto obdelajo le zjutraj in popoldne. Če bi te ob tem pošteno že srbeli prsti, lahko samodejno preverjanje e-pošte nastaviš na 20 minut ali vsako uro. Vsako vizualno ali zvočno obvestilo namreč prekine tok dela in ti zniža produktivnosti.

    Zato le globoko vdihni v nastavitvah svojega e-poštnega odjemalca podaljšaj čas samodejnega preverjanja ali izberi ročno posodabljanje. Velja tudi za nastavitve potisnih sporočil na mobitelu, ki so lahko še veliko bolj moteča kot tista na računalniku, sploh če ti mobitel za vsako sporočilo prižge lučko za obvestila. Da bo e-pošta še manj moteča, se lahko odločiš tudi, da boš svoj e-poštni odjemalec obiskal/a le takrat, ko med zavzetim delom potrebuješ malce odmora.

    2) Imej prazen e-poštni nabiralnik

    Kako? Čisto prazen nabiralnik? Nemogoče! Pa vendarle je. Metoda, znana pod bojnim imenom Inbox Zero, je pravzaprav dokaj preprosta. Zahteva le, da za vsako izmed prejetih sporočil izbereš eno dejavnosti. V osnovi so možnosti sledeče:
    • če sporočilo ne potrebuješ več, ga izbrišeš ali arhiviraš;
    • na sporočilo hitro odgovoriš ali ga posreduješ komu drugemu ter ga nato arhiviraš;
    • če potrebuješ nekaj časa za odgovor ali moraš na podlagi sporočila nekaj storiti, sporočilo prestaviš v mapo aktualnih zadolžitev in si nastaviš opomnik za opravilo.

    Seveda si lahko sistem po svoje prilagodiš. Uporabiš lahko različne mape glede na nujnost sporočil, ki potrebujejo tvojo pozornost; sistem povežeš z različnimi sistemi za opomnike ali uporabiš opomnike, ki so vgrajeni v tvoj odjemalec e-pošte, kar podpira recimo tudi prenovljena spletna pošta SiOL. Pred kratkim smo na Tehniku podrobneje predstavljali mobilno aplikacijo Mailbox, ki ima opisan sistem procesiranja e-pošte odlično vgrajen, vendar je zaenkrat na voljo le za Gmail pošto za iPhone. Glede na to, da je Mailbox sedaj v lasti Dropboxa, lahko sicer pričakujemo, da se bodo kmalu razširili še na druge platforme.

    [vimeo width=600 height=338]http://vimeo.com/54553882[/vimeo]

    Če uporabljaš Gmail, imaš na voljo še več zanimivih dodatkov za praznjenje nabiralnika. Točke za arhiviranje in odgovarjanje na e-pošto beleži 0Boxer, ki ti omogoča, da se pri tem primerjaš celo s prijatelji. Z nasmejanim smeškotom pa bo tvojo pridnost nagradil sistem The Email Game. Za še boljši nadzor nad nabiralnikom lahko uporabiš tudi sorodni dodatek Boomerang, pri katerem kar v e-pošti nastavljaš opomnike.

    [vimeo width=600 height=338]http://vimeo.com/31126956[/vimeo]

    3) Naj bodo sporočila kratka in jasna

    Pri odgovarjanju na e-pošto se osredotoči na bistvo. S tem prihraniš čas tako sebi, kot prejemniku sporočila. Včasih je kot odgovor dovolj le nekaj besed. Če hočeš, da prejemnik zate kaj naredi, to jasno izrazi brez nepotrebnega dolgovezenja. Dobra vaja za kratkost in jedrnatost je lahko odgovarjanje na e-pošto kar na mobitelu, kjer se ti dolgih sporočil tako ali tako ne ljubi pisati zaradi omejitve tipkovnice. Vseeno pa pred klikom na gumb Pošlji ne pozabi sporočila še enkrat prebrati in poloviti slovničnih napak.

    4) Obvladaj razna marketinška obvestila

    Ponudniki e-pošti imajo vgrajene vse boljše filtre za nezaželeno oziroma t.i. spam pošto. A vse večji problem predstavlja e-pošta, ki ni čisto nezaželena, a vendar tudi ne vedno uporabna. Saj veš, vsa tiste novičke raznih podjetij in obvestila Facebooka, Twitterja in drugih spletnih strani. V tujini tej vrsti pošti pravijo kar "bacon" ali "bacn" (dobesedni prevod: slanina).

    Za obvladovanje slanine lahko v svojem e-poštnem odjemalcu uporabiš filtre, ki ta ne ravno nujna sporočila premaknejo v posebno mapo. Če uporabljaš Gmail ali Yahoo e-pošto, se lahko prijaviš v storitev Unroll.me, ki združi vse naročnine v eno mesto in ti omogoča, da se enostavno odjaviš od novic, ki te ne zanimajo več.

    [vimeo width=600 height=338]http://vimeo.com/62204353[/vimeo]

    Če veliko uporabljaš družabna omrežja, lahko poskusiš tudi storitev FanMix, ki na enem mestu združuje sporočila in pogovore iz omrežij Facebook, Twitterj, LinkedIn in komentarjev na raznih blogih. V primeru spletnih strani, ki na vsak način poskušajo izsiliti tvoj e-poštni naslov, pa lahko uporabiš katerega izmed mnogih ponudnikov začasnih e-poštnih računov kot so 10 Minute Mail, AirMail in ostali.

    5) Čakalne vrste so lahko odlična priložnost za čiščenje e-pošte

    Zadovoljni uporabniki

    Ker imaš mobitel tako ali tako vedno pri sebi, lahko dolgotrajno čakanje na pošti ali pri zdravnikih izkoristiš za čiščenje e-poštnega nabiralnika. S tem bo čakanje hitreje minilo, zraven pa boš naredil/a še nekaj koristnega. Le med vožnjo avtomobila ti to opravilo odsvetujem, saj se na cesti tudi med čakanjem na semaforju odvijajo veliko bolj pomembne stvari!

    Kako se pa ti spopadaš s svojo e-pošto?


    comments powered by Disqus

 Catalog-Item Reuse ‭[1]‬

 Catalog-Item Reuse ‭[3]‬

 Catalog-Item Reuse ‭[2]‬

24. september 2013
504
24. september 2013
5 nasvetov za obvladovanje e-pošte
Aplikacije